對(duì)于會(huì)議活動(dòng)策劃等活動(dòng)的流程，很多企業(yè)不了解，因此在策劃的時(shí)候回有疏漏，下面瀚博文旅成都策劃公司對(duì)會(huì)議活動(dòng)策劃活動(dòng)的策劃流程進(jìn)行詳細(xì)介紹，希望能給你帶來(lái)幫助。
1、會(huì)議策劃-我們提供一整套的會(huì)務(wù)會(huì)議策劃執(zhí)行方案。告訴我們您的想法，我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨?、活?dòng)回執(zhí)，我們十多年會(huì)議策劃的成功經(jīng)驗(yàn)，都將成為您成功舉辦會(huì)議的基礎(chǔ);
2、會(huì)議策劃咨詢(xún)-我們將與客戶(hù)方進(jìn)行初步溝通，就客戶(hù)方的所關(guān)心的核心要點(diǎn)提出預(yù)案提供選擇、推薦合適的會(huì)議場(chǎng)地、餐飲場(chǎng)所及與預(yù)算相適應(yīng)的餐飲方案、會(huì)議交通方案、會(huì)議接待方案等;
3、會(huì)議策劃考察-在會(huì)議策劃服務(wù)合作雙方取得進(jìn)一步合作互信后，我們會(huì)安排客戶(hù)方到目的地考察為會(huì)議活動(dòng)提供的會(huì)議場(chǎng)地、交通工具及所需的相關(guān)會(huì)議設(shè)備等，并就服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)流程、推進(jìn)計(jì)劃、服務(wù)價(jià)格等內(nèi)容進(jìn)行深入探討;
4、會(huì)議策劃方案確定-提供會(huì)議策劃流程及預(yù)案，盡可能細(xì)化，以書(shū)面的形式確認(rèn)雙方的權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任，并簽署服務(wù)協(xié)議。
5、會(huì)議策劃活動(dòng)執(zhí)行-嚴(yán)格且人性化地執(zhí)行會(huì)議策劃活動(dòng)方案協(xié)議內(nèi)容。不管會(huì)議策劃方案如何盡善盡美，但任何計(jì)劃都會(huì)存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，以會(huì)務(wù)會(huì)議的圓滿收尾為一致目標(biāo)。另外關(guān)于超出協(xié)議以外的服務(wù)可作為為協(xié)議的延伸，需要雙方口頭或書(shū)面承諾，并協(xié)定雙方臨時(shí)簽字負(fù)責(zé)人，允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。
6、會(huì)議策劃活動(dòng)結(jié)算雙方財(cái)務(wù)人員認(rèn)真核對(duì)各類(lèi)單據(jù)，嚴(yán)格按照協(xié)議執(zhí)行核算。
會(huì)務(wù)會(huì)議策劃執(zhí)行流程
一、會(huì)務(wù)會(huì)議舉辦前：
1.從會(huì)議活動(dòng)主辦方了解相關(guān)會(huì)議需求;
2.提供會(huì)議活動(dòng)所需要的交通、餐飲、住宿、會(huì)議場(chǎng)地等信息，并制定完善的會(huì)務(wù)會(huì)議策劃預(yù)案書(shū)給主辦方;
3.派專(zhuān)人協(xié)助客戶(hù)實(shí)地考察會(huì)議舉辦地的交通、餐飲、住宿、會(huì)議場(chǎng)地等相關(guān)方面的具體情況;
4.確定會(huì)務(wù)會(huì)議策劃方案，簽訂服務(wù)合作合同，預(yù)付定金。
二、會(huì)中：
1.會(huì)議場(chǎng)所：安排專(zhuān)人到會(huì)議場(chǎng)地檢查燈光、音響、茶飲等相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施;
2.會(huì)議住宿：住宿的酒店房間號(hào)確認(rèn);
3.會(huì)議餐飲：用餐時(shí)間、用餐標(biāo)準(zhǔn)等的安排;
4.會(huì)議旅游：旅游線路行程、用車(chē)、導(dǎo)游等相關(guān)事項(xiàng)安排和確認(rèn);
5.會(huì)議娛樂(lè)：娛樂(lè)消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂(lè)地點(diǎn)的確認(rèn);
6.會(huì)議禮品：會(huì)議禮品的采購(gòu)(會(huì)務(wù)會(huì)議前期)、發(fā)放服務(wù);
7.會(huì)議服務(wù)：會(huì)議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。
三、會(huì)后：
1.結(jié)帳：提供會(huì)議過(guò)程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說(shuō)明，專(zhuān)人與客戶(hù)進(jìn)行核對(duì)并結(jié)帳;
2.資料：會(huì)議后的資料收集，根據(jù)客戶(hù)要求制作會(huì)議通訊錄或花名冊(cè)及影像資料備案。